Welche Tätigkeiten gehören eigentlich zu dem Job einer Assistentin der Geschäftsführung?
Christina ist 31 Jahre alt und hat Betriebswirtschaftslehre studiert. Seit 2022 ist die Teil des Teams von prompt und verrät uns in diesem Artikel etwas darüber, was sie den Tag über als Assistentin der Geschäftsführung so macht.
Was genau ist Deine Aufgabe als Assistentin der Geschäftsführung bei prompt Personaldienstleistungen?
Christina: Meine Aufgaben als Assistentin der Geschäftsführung sind sehr unterschiedlich und abwechslungsreich. Ich betreue beispielsweise Themen wie die Planung und Umsetzung einer neuen Website, ich erstelle Präsentationen für die Geschäftsführung, mache Auswertungen und recherchiere zu unterschiedlichsten Themen, die unseren Büroalltag beeinflussen. Ich tausche mich mit meinem Vorgesetzten zur Strategie und Ausrichtung des Unternehmens aus.
Kurz und knapp gesagt, arbeite ich der Geschäftsleitung zu, entlaste sie und bin zugleich Ideengeber.
Was ist eigentlich der Unterschied zwischen Assistenz und Sekretariat?
Christina: Die Assistenz betreut eigenverantwortlich und selbständig Aufgaben und Projekte, dabei ist sie nicht weisungsgebunden und trifft eigene Entscheidungen. Auch das Sekretariat arbeitet selbständig, aber im Gegensatz zur Assistenz handelt das Sekretariat in der Regel weisungsgebunden. Zu den Aufgaben des Sekretariats gehören vor allem administrative, das Tagesgeschäft betreffende Tätigkeiten, während die Aufgaben der Assistenz eher strategischer Natur sind.
Warum hast Du Dich für prompt und diesen Beruf entschieden?
Christina: Das Team von prompt war mir von Beginn an sehr sympathisch. Das Arbeiten auf Augenhöhe sowie das familiäre Miteinander haben mich zudem total angesprochen. Bei prompt habe ich die Möglichkeit meine Ideen und Wünsche direkt einzubringen und umzusetzen. Die Entscheidung, bei prompt zu arbeiten, fiel mir daher sehr leicht.
Welche Stationen gab es auf dem Weg zur Assistenz der Geschäftsführung?
Christina: Die Tätigkeit bei prompt als Assistenz ist die erste berufliche Station nach meinem Studium. Während des Studiums habe ich verschiedene Tätigkeiten als Werkstudentin absolviert, diese waren aber in der Regel für bestimmte Projekte befristet. Da mir während dieser Zeit das Projektmanagement und die abwechselnden Aufgaben und Themen sehr gefallen haben, habe ich mich im Anschluss für die Position als Assistentin der Geschäftsführung entschieden.
Was muss man für diesen Beruf mitbringen?
Christina: Man sollte Neuem gegenüber immer offen sein, keine Herausforderungen scheuen, eine kommunikative Ader aufweisen, gerne und gut organisieren sowie die strategische Ausrichtung des Unternehmens im Blick haben.
Was sind für Dich die größten Herausforderungen im Personaldienstleistungs-Alltag?
Christina: Herausfordernd sind unter anderem die sich immer wechselnden Anforderungen an die Personaldienstleistungsbranche, der demografische Wandel und der damit einhergehende Fachkräftemangel.
Was würdest Du einem Berufseinsteiger mit auf den Weg geben?
Christina: Da die Assistenz sehr eng mit der Geschäftsführung zusammenarbeitet, müssen sich beide Seiten erstmal aufeinander einstellen und sich kennenlernen. Der Start ist daher eventuell etwas holprig bzw. decken sich die gegenseitigen Erwartungen eventuell noch nicht zu 100 Prozent. Man sollte sich daher zu Beginn in Geduld üben und offen miteinander kommunizieren, das wird sich alles einspielen.
Wie würden Dich Deine Kollegen beschreiben?
Ich habe meine Kollegen gefragt, sie sagen, ich sei gelassen und witzig.😊
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